1. Inleiding

De participatie van bewoners is bij Oosterpoort op getrapte wijze georganiseerd, van overkoepelende huurdersorganisaties tot bewonerscommissies op buurt- of woningcomplexniveau. Er zijn drie overkoepelende huurdersorganisaties die ieder een deel van het werkgebied van Oosterpoort behartigen. De bewonerscommissies zijn een onderdeel van de huurderbelangen organisaties.

Waarom dit protocol?

Oosterpoort staat in de praktijk voor een hoge mate van betrokkenheid van en samenwerking met de bewonerscommissies. Met dit protocol krijgen de bewoners vooraf duidelijkheid over de rechten en plichten die zij hebben, wat er van hen verwacht wordt en hoeveel tijd en energie deelname ongeveer gaat kosten.

Bovendien wil Oosterpoort organisatiebreed de bewonersparticipatie door bewonerscommissies op eenduidige wijze vormgeven. Daarom is dit protocolprotocol opgesteld; één heldere werkwijze en een optimale samenwerking tussen bewoners en Oosterpoort.  Dit protocol is een overzichtelijke weergave en verdere uitwerking van alle in de samenwerkingsovereenkomst opgenomen afspraken over de samenwerking met bewonerscommissies.  Dit protocol is gemaakt  om de bewonerscommissie te ondersteunen in hun participatierol en in het initiatiefrecht (punt 4) dat ze hebben.

Dit protocol maakt integraal onderdeel uit van de samenwerkingsovereenkomst. Voor zover hierin zaken en onderwerpen niet zijn voorzien kan worden verwezen naar artikelen van de Samenwerkings overeenkomst.

2. Verantwoordelijkheden en taken

1.a. De huurdersorganisatie:

1.a.1.   is verantwoordelijk voor het samenstellen van de bewonerscommissie;

1.a.2.   streeft bij de samenstelling van de bewonerscommissie naar een goede afspiegeling van de betreffende groep bewoners;

1.a.3.   vaardigt één of twee leden uit om deel te nemen aan het overleg, ter ondersteuning, begeleiding en advies;

1.a.4.   de huurdersorganisatie bewaakt het proces en ziet erop toe dat het overleg zorgvuldig verloopt. De Huurdersorganisatie levert géén inhoudelijke inbreng. Mocht er gestemd worden over bepaalde zaken, dan heeft de organisatie geen stemrecht;

1.a.5.   faciliteert de bewonerscommissie op het gebied van vergaderruimte, advisering e.d. en stelt hiervoor zo nodig geld ter beschikking.

1.a.6.   De huurdersorganisatie begeleidt de bewonerscommissie in hun taken.

1.b. De bewonerscommissie:

1.b.1.   bestaat uit voornamelijk huurders van de woningen van Oosterpoort.  

1.b.2.   behartigt de belangen van alle bij het complex of buurt betrokken bewoners. De bewoners commissie heeft de plicht de achterban minimaal 1x per jaar te raadplegen. Individuele zaken worden niet besproken, ter bescherming van de privacy van de individuele bewoner;

1.b.3.   wijst uit eigen midden een contactpersoon voor Oosterpoort aan.

1.b.4.   de contactpersoon coördineert de besluitvorming van de bewonerscommissie naar Oosterpoort toe en vice versa. Dit gebeurt schriftelijk, bij voorkeur per mail;

1.b.5.   is verantwoordelijk voor de taakverdeling binnen de commissie;

1.b.6.   is verantwoordelijk voor instandhouding van de commissie;

1.b.7.   is verantwoordelijk voor de verzending van uitnodigingen en agenda’s met bijlagen;

1.b.8.   is  verantwoordelijk voor de verslaglegging en opstellen van de actie- en besluitenlijst van door hen zelf georganiseerde vergaderingen/bijeenkomsten.

1.c. Oosterpoort:

1.c.1.   wijst een beheerteam als vaste overlegpartner aan voor de bewonerscommissie;

2. Overlegvergaderingen met Oosterpoort

2.a.      De bewonerscommissie vergadert tenminste 1x per jaar op initiatief van Oosterpoort met het beheerteam, eventueel een afgevaardigde van de betreffende huurdersorganisatie en andere op dat moment betrokken medewerkers van Oosterpoort of derden.

2.b.      De vergaderingen kunnen desgewenst in de avonden plaatsvinden;

2.c.      Oosterpoort  zorgt  voor een uitnodiging, agenda met evt. bijlagen en zit de

Vergadering voor.

3. Agenda en verslag overlegvergadering

3.a.      De datum en de agenda van de overlegvergadering met Oosterpoort wordt door Oosterpoort in gezamenlijk overleg met de bewonerscommissie  bepaald.

3.b.      De agenda kan onder andere de volgende punten bevatten:

o   Opening en af/ en aanwezigheid

o   Vaststellen notulen/actie-/besluitenlijst vorige keer

o   Plannen voor komende periode door Oosterpoort

o   Leefbaarheid in complex en omgeving/buurt

o   Leefregels en veiligheid

o   Onderhoud en servicekosten

o   Evt. overige thema´s die spelen

o   Ingebrachte punten door de bewonerscommissie die individuele klachten overstijgen

o   Rondvraag

De volgorde is afhankelijk van voorkeur en actualiteit.

3.c.      Alle deelnemers en het secretariaat van de huurdersorganisatie ontvangen de agenda en bijlagen uiterlijk één week voor het overleg.

3.d.      Oosterpoort  zorgt voor verslaglegging en het opstellen van de besluiten- en actielijst van de overlegvergadering met Oosterpoort.

3.e.      Het verslag met de besluiten- en actielijst worden uiterlijke twee weken na het overleg aan alle deelnemers en het secretariaat van de huurdersorganisatie toegestuurd.

3.f.       Het verslag wordt in het eerstvolgende overleg vastgesteld.

4. Bevoegdheden bewonerscommissie en reactietermijnen

De bewonerscommissie heeft in de Samenwerkingsovereenkomst een aantal bevoegdheden gekregen. Naast ondergenoemde bevoegdheden heeft een bewonerscommissie ook het initiatiefrecht. Dit houdt in dat een bewonerscommissie het recht heeft op het nemen van initiatief ten aanzien van het agenderen van ideeën en plannen voor overleg en advies aan de verhuurder. Als het initiatief niet of gedeeltelijk wordt opgevolgd door de verhuurder, zal deze dit met redenen omkleed aan de bewonerscommissie kenbaar maken.

De bevoegdheden:

Wijkvisie (gemeente/Oosterpoort)	i
Wijkontwikkelingsplan (gemeente/Oosterpoort)	I
Wijkontwikkelingsplan (alleen Oosterpoort)	a
Onderhoud per product/markt-combinatie	a
Kleur van het buitenschilderwerk	b
Projectmatig woningonderhoud en/of woningaanpassing	a
Leefbaarheidsactiviteiten per complex	b
Kwaliteit / onderhoud groen	a
Kwaliteit / pakket schoonmaakonderhoud	b
Onderhoud woonomgeving	a
Woon/zorg-arrangementen	a
Afspraken met zorgverleners	a
Servicepakket en –kosten per complex	b

Omschrijving en reactietermijnen:

i:          informatie- en adviesrecht
De verhuurder geeft, indien en zodra de informatie aanwezig is, relevante informatie  over de in artikel 8 van de samenwerkingsovereenkomst bedoelde onderwerpen. De huurders organisatie dan wel de bewonerscommissie kan over de betreffende onderwerpen schriftelijk advies uitbrengen, als bedoeld in artikel 10 lid 4 van de samenwerkingsovereenkomst.

a:         gekwalificeerd adviesrecht
advies moet worden gevraagd over het betreffende onderwerp aan de huurdersorganisatie of bewonerscommissie als omschreven in artikel 11 van de Samenwerkingsovereenkomst.

De bewonerscommissie dient binnen zes weken te reageren op een schriftelijk verzoek om advies van de verhuurder. Als de bewonerscommissie niet binnen zes weken reageert op het verzoek om advies, wordt aangenomen dat ze met het voorgestelde instemt.

Op het door de bewonerscommissie uitgebracht schriftelijk en gemotiveerd advies wordt binnen zes weken na ontvangst ervan schriftelijk en gemotiveerd door Oosterpoort gereageerd. Zo niet; dan wordt aangenomen dat verhuurder het uitgebrachte advies overneemt. Als verhuurder een advies niet (geheel) volgt, overlegt hij, voordat hij een besluit over het advies neemt, met de bewonerscommissie.

b:        instemmingsrecht
           De verhuurder zal over genoemde onderwerpen geen besluit nemen of tot uitvoering overgaan
           voordat daarover overeenstemming is bereikt met de betrokken bewonerscommissie.

De verhuurder neemt het initiatief tot dit voor het bereiken van overeenstemming noodzakelijke overleg.

Op deze onderwerpen zijn de hierboven, onder a beschreven termijnen van toepassing.

 
5. Contact met derden

5.a.      Bewonerscommissie heeft recht op inwinnen van extern deskundig advies, in overleg met en voor rekening van de huurdersorganisatie.

5.b.      Wanneer Oosterpoort aangeeft dat verstrekte informatie vertrouwelijk is, betekent dit dat de informatie slechts verspreid mag worden binnen de bewonerscommissie.

6. Geschillen

Voor geschillen is de regeling van de samenwerkingsovereenkomst (versie oktober 2006) tussen de drie huurdersorganisaties en Oosterpoort van toepassing.

7. Tenslotte

In goed onderling overleg kan worden afgeweken van bovengenoemde afspraken.